Automatización de pedidos con IA
Convierte los pedidos recibidos por distintos canales en información estructurada para poder validarla y registrarla automáticamente en tu ERP o sistema de gestión.
Automatiza pedidos sin introducirlos a mano
En muchas empresas, los pedidos siguen entrando por canales muy distintos: un cliente envía un PDF por email, otro manda un Excel con referencias, un comercial pasa un pedido por WhatsApp, una tienda online registra una venta o un marketplace genera una solicitud que después debe terminar en el ERP.
El problema no es recibir el pedido, sino transformarlo correctamente en un documento operativo dentro del sistema, garantizando que toda la información sea correcta antes de registrarla.
Con nubyhub, este proceso puede automatizarse para que cada pedido recibido se transforme en una estructura lista para validar y enviar al ERP. De esta manera, el equipo deja de copiar datos desde documentos u otras plataformas, y pasa a revisar únicamente aquello que necesita confirmación.
¿Cuánto tiempo pierde tu equipo creando pedidos manualmente?
En la mayoría de los casos, el pedido entra por canales distintos y termina conviviendo en un mismo sistema. El problema aparece cuando esa información tiene que transformarse en datos fiables dentro del ERP, antes de que el pedido avance hacia su preparación.
En ese proceso se invierte una gran cantidad de tiempo en interpretar lo que llega y corregir incoherencias antes de poder registrarlo correctamente, algo que se repite en cada pedido y que termina ralentizando todo el flujo de trabajo.
La automatización de pedidos permite reducir esa carga desde el origen para que la información llegue ya preparada para trabajar, evitando que el equipo tenga que reconstruir manualmente cada pedido.
¿Qué implica automatizar documentos por email?
Automatizar pedidos no consiste únicamente en crear registros de forma automática, sino en transformar cada solicitud en una propuesta de pedido estructurada y validada antes de entrar en el sistema.
La IA es capaz de identificar toda la información relevante del pedido y organizarla para su tratamiento, trabajando con los datos tal y como llegan en el contexto de cada cliente y cada operación.
Después, nubyhub contrasta esa información con los datos del ERP para comprobar que todo encaja con la realidad del sistema. Si algo no cuadra, queda pendiente de revisión para que el equipo pueda corregirlo o completarlo antes de registrarlo.
La clave no está solo en ganar tiempo, sino en evitar que un pedido mal interpretado llegue al almacén.
Ventajas de automatizar pedidos con nubyhub
Uno de los principales beneficios de contar con esta automatización es que evita los errores más frecuentes que se producen entre la recepción del pedido y su registro en el sistema.
Reduce tareas manuales
Reduce el trabajo de copiar pedidos al ERP desde los diferentes canales de entrada de la empresa.
Agiliza la operativa
Acelera el paso entre la recepción del pedido y su gestión dentro del sistema, automatizando tareas repetitivas.
Elimina errores
Valida automáticamente la información del pedido antes de que llegue a almacén o facturación.
Conoce nubyhub
nubyhub permite automatizar la gestión de pedidos y conectar la información procesada con el sistema de gestión de la empresa.
La plataforma utiliza inteligencia artificial para interpretar la documentación de los pedidos y dejar la información preparada para su integración mediante API o conexiones adaptadas a cada entorno.
Así, documentos que antes requerían tratamiento manual pueden incorporarse directamente a un flujo automatizado dentro de la empresa.
Qué puedes automatizar con nubyhub
Mensajes de WhatsApp
Correos electrónicos
Llamadas telefónicas
Archivos PDF
Imágenes y fotos
Documentos adjuntos
Para qué tipo de empresas tiene sentido
Empresas con mucha carga documental
Equipos que copian datos a mano
Negocios con procesos repetitivos
Empresas con varios canales de entrada
Departamentos administrativos saturados
Empresas que quieren reducir errores
Qué es la automatización inteligente de documentos
El OCR permite reconocer el texto contenido en un documento, aunque por sí solo no basta para automatizar procesos empresariales reales. Ahí es donde entra el IDP (procesamiento inteligente de documentos), una tecnología capaz de interpretar el contenido y convertir la información en datos preparados para su uso dentro de la empresa.
Cómo funciona
nubyhub funciona como un conector en la nube diseñado para integrar herramientas y sistemas de negocio.
Tú indicas qué plataformas quieres conectar y el equipo se encarga de configurar el flujo de información entre ellas para que los datos circulen automáticamente, aunque también puedes gestionarlo directamente si lo prefieres.
Canales desde los que puedes automatizar pedidos
Los pedidos no siempre llegan por el mismo sitio, por eso, esta solución ordena esa entrada sin obligar al cliente a cambiar su forma de pedir.
Email, PDF y Excel
Información de pedido enviada con formato más estructurado o documental.
WhatsApp y teléfono
Información comunicada de forma más informal o conversacional que necesita ser capturada.
Ecommerce/marketplaces
Información que ya nace dentro de sistemas de venta digital y se recibe de forma automatizada.
Documentos que puedes automatizar
La automatización no solo lee el pedido. Extrae y valida los datos que determinan si ese pedido puede gestionarse correctamente.
Cliente
Reconoce al cliente y lo vincula con su ficha en el ERP para aplicar sus condiciones en la gestión del pedido.
Artículos
Interpreta la información del producto para identificar el artículo correcto dentro del sistema.
Cantidades
Extrae las unidades solicitadas y adapta la información a los distintos formatos de medida del negocio.
Precios y tarifas
Contrasta la información comercial del pedido para detectar posibles diferencias antes de su aceptación o registro.
Entrega
Recoge la información logística del pedido necesaria para su preparación y envío dentro de la operativa de la empresa.
Incidencias
Marca pedidos con datos incompletos o inconsistentes que requieren validación antes de su gestión.
Preguntas frecuentes
Si no encuentras lo que buscas, nuestro equipo se encargará de resolver tus dudas relacionadas con esta automatización.
¿Qué tipo de pedidos se pueden automatizar?
Se pueden automatizar todos los pedidos que lleguen por cualquier canal que utilice la empresa para recibir solicitudes de clientes, independientemente de cuál sea. Esta automatización es especialmente útil cuando el pedido incluye información que de otro modo habría que introducir manualmente en el ERP, permitiendo que se registren correctamente en el sistema de gestión de forma más eficiente.
¿Puede validar si los productos del pedido existen en el ERP?
Sí. Una parte importante de la automatización es contrastar las referencias recibidas con los artículos existentes en el sistema, especialmente cuando el cliente utiliza códigos propios o descripciones abreviadas que no coinciden exactamente con el catálogo interno. De este modo, el flujo puede relacionar esas referencias con los artículos del ERP y señalar para revisión aquellas líneas que no se puedan identificar con seguridad.
¿Se pueden comprobar precios, tarifas o descuentos?
Sí. El pedido puede validarse según las condiciones comerciales registradas en el sistema, verificando que todo sea correcto antes de su aceptación. De este modo se evita que el pedido avance con importes incorrectos y se reducen incidencias posteriores en facturación o atención al cliente.
¿Qué ocurre si falta stock o hay una referencia incorrecta?
Si el pedido contiene datos que no encajan con las reglas definidas, el flujo puede dejarlo pendiente de revisión. La automatización no tiene por qué forzar el registro del pedido, sino que puede preparar la información correcta y dejar señalados los puntos que requieren intervención. De este modo, el equipo no tiene que revisar todo desde cero, sino únicamente las excepciones que impiden que el pedido avance.
Cuéntanos qué necesitas integrar
Centraliza la información de tu empresa, conecta tus herramientas y elimina para siempre las tareas manuales que te quitan tiempo y generan errores.
