Automatización de facturas con IA
Transforma las facturas recibidas por distintos canales en datos estructurados para poder validarlas y registrarlas en el ERP o sistema contable sin necesidad de introducirlas manualmente.
Automatiza la validación de facturas recibidas.
Transforma las facturas recibidas por distintos canales en datos estructurados para poder validarlas y registrarlas en el ERP o sistema contable sin necesidad de introducirlas manualmente.
Cada factura que llega a la empresa inicia un proceso administrativo que suele consumir más tiempo del necesario, ya que requiere una revisión completa antes de poder registrarla o aprobarla.
Cuando las facturas llegan por distintos canales o desde diferentes departamentos, el equipo de administración actúa como un filtro, preparando la información para contabilidad.
Con nubyhub, la factura no entra como un archivo más en una bandeja, sino que se convierte en un registro estructurado que puede validarse con el ERP y quedar listo para su aprobación o contabilización.
¿Cuántas facturas se quedan bloqueadas antes de llegar a contabilidad?
Una factura puede parecer correcta a simple vista, pero puede presentar incidencias que no siempre se detectan al inicio. Este tipo de situaciones muchas veces aparecen cuando el trabajo ya está avanzado en procesos de cierre o conciliación con el ERP.
En ese momento, una factura pendiente deja de ser solo un documento por revisar y se convierte en una carga para las áreas implicadas en su gestión.
Es por eso que esta automatización permite adelantar esa revisión en el momento de entrada, analizando y validando la factura antes de que avance, para evitar que el equipo tenga que corregir tarde documentos incompletos o pendientes de aprobación.
¿Qué implica automatizar facturas con IA?
Automatizar facturas con IA significa convertir cada documento recibido en una ficha de validación preparada para el proceso financiero de la empresa. La IA puede leer y extraer la información y los datos fiscales, agilizando la operativa.
Además de esto, permite comprobar la coherencia de la factura dentro del sistema. nubyhub puede contrastarla con el ERP para verificar que todo encaje con la información registrada en la empresa. Si no cuadra, queda señalada antes de contabilizarse o enviarse a pago.
La clave no está en registrar facturas más rápido sin control, sino en que cada factura llegue a contabilidad con menos intervención manual y mayor control.
Ventajas de automatizar facturas con nubyhub
Automatizar facturas no consiste solo en leer documentos más rápido, sino en tener un mayor control sobre todo el proceso dentro de la empresa.
Localización inmediata de facturas
Evita que las facturas se pierdan entre distintos canales de recepción y documentos pendientes de revisión.
Validación previa a la contabilización
Comprueba los datos de la factura y su coherencia antes de que el documento avance en el sistema de gestión.
Reducción de bloqueos en administración
Reduce el tiempo dedicado a gestionar incidencias y a realizar comprobaciones antes de su registro en el sistema.
Conoce nubyhub
nubyhub permite automatizar la gestión de facturas y conectar la información procesada con el sistema de gestión de la empresa.
La plataforma utiliza inteligencia artificial para interpretar la documentación de las facturas y dejar la información preparada para su integración mediante API o conexiones adaptadas a cada entorno.
Así, documentos que antes requerían tratamiento manual pueden incorporarse directamente a un flujo automatizado dentro de la empresa.
Qué puedes automatizar con nubyhub
Mensajes de WhatsApp
Correos electrónicos
Llamadas telefónicas
Archivos PDF
Imágenes y fotos
Documentos adjuntos
Para qué tipo de empresas tiene sentido
Empresas con mucha carga documental
Equipos que copian datos a mano
Negocios con procesos repetitivos
Empresas con varios canales de entrada
Departamentos administrativos saturados
Empresas que quieren reducir errores
Qué es la automatización inteligente de documentos
El OCR permite reconocer el texto contenido en un documento, aunque por sí solo no basta para automatizar procesos empresariales reales. Ahí es donde entra el IDP (procesamiento inteligente de documentos), una tecnología capaz de interpretar el contenido y convertir la información en datos preparados para su uso dentro de la empresa.
Cómo funciona
nubyhub funciona como un conector en la nube diseñado para integrar herramientas y sistemas de negocio.
Tú indicas qué plataformas quieres conectar y el equipo se encarga de configurar el flujo de información entre ellas para que los datos circulen automáticamente, aunque también puedes gestionarlo directamente si lo prefieres.
Canales desde los que puedes automatizar facturas
Las facturas no siempre llegan por el mismo canal. Por eso, esta automatización permite centralizar su tratamiento sin obligar a proveedores o equipos internos a cambiar su forma de enviarlas.
Buzones de facturación
Para facturas recibidas en direcciones de correo o buzones compartidos donde se acumulan documentos de proveedores.
Portales de proveedor
Para facturas que deben descargarse desde plataformas o entornos donde el proveedor publica la documentación.
Digitalización interna
Para facturas físicas escaneadas o enviadas como imágenes o archivos por el equipo interno de la empresa.
Datos de factura que puedes automatizar
La automatización de facturas debe capturar los datos correctos, pero también ayudar a detectar si el documento puede registrarse con seguridad.
Emisor de la factura
Reconoce la información del proveedor y la vincula con el registro correcto dentro del ERP o sistema contable.
Identificación del documento
Extrae los datos clave de la factura para evitar errores en la contabilización y en los pagos.
Datos económicos
Lee los importes relevantes de la factura para su correcto tratamiento contable interno.
Detalle de líneas
Interpreta la información del contenido facturado para facilitar su revisión y control.
Relación con compras
Permite contrastar la factura con documentos previos que justifiquen el gasto.
Estado e incidencias
Marca facturas con incidencias que requieren revisión antes de su procesamiento.
Preguntas frecuentes
Si no encuentras lo que necesitas, nuestro equipo te ayudará a resolver cualquier duda sobre esta automatización.
¿Se pueden validar impuestos, importes y vencimientos?
Sí. La IA extrae los datos de la factura y nubyhub aplica reglas para comprobar si la información es coherente antes de enviarla al sistema. Si algo no cuadra, la factura puede quedar bloqueada para revisión, evitando que errores o datos incompletos lleguen a contabilidad o afecten a la previsión de pagos.
¿La factura puede pasar por aprobación antes de registrarse?
Sí. La factura puede entrar en un circuito de aprobación antes de contabilizarse o enviarse al ERP. Esto tiene sentido cuando el gasto requiere validación previa o una revisión específica antes de continuar el proceso. nubyhub prepara la información extraída para que la persona responsable no tenga que revisar el documento desde cero, permitiendo consultar los datos clave y decidir si la factura se aprueba o se rechaza antes de que avance.
¿Se puede comprobar la factura contra pedidos o albaranes?
Sí. Si la empresa trabaja con documentos previos de compra o recepción, la factura puede contrastarse con esa información antes de registrarse. Esto permite detectar diferencias entre las distintas etapas del proceso de compra, evitando incoherencias o facturas sin respaldo documental. Este control ayuda a evitar pagos incorrectos y a que todas las áreas trabajen con información consistente.
¿Tengo que cambiar mi ERP o sistema contable?
No. No sustituye el ERP ni obliga a cambiarlo. Actúa como una capa intermedia que automatiza todo el proceso previo de las facturas, reduciendo el trabajo manual y mejorando el control sin modificar el sistema actual.
Cuéntanos qué necesitas integrar
Centraliza la información de tu empresa, conecta tus herramientas y elimina para siempre las tareas manuales que te quitan tiempo y generan errores.
