Automatización de documentos por WhatsApp
Con nubyhub, convierte toda la información que recibes por WhatsApp en datos estructurados para que puedas gestionarlos directamente desde tus sistemas de gestión.
Automatiza documentos recibidos por WhatsApp
WhatsApp se ha convertido en uno de los canales más utilizados para intercambiar información dentro de las empresas. El problema aparece cuando toda esa documentación llega desordenada entre conversaciones y distintos tipos de archivos, obligando a revisar manualmente cada mensaje para introducir los datos en el ERP o en el sistema de gestión.
Con Nubyhub, toda la información que recibes por WhatsApp se transforma automáticamente en datos estructurados para que puedas gestionarlos directamente desde tus sistemas, reduciendo trabajo manual y evitando errores al introducir la información.
¿Sigues gestionando documentos de WhatsApp de forma manual?
WhatsApp agiliza la comunicación diaria, pero cuando la información llega repartida entre conversaciones y distintos archivos, el trabajo manual empieza a multiplicarse. Lo que al principio parece rápido termina obligando a gestionar manualmente cada mensaje y documento para llevar la información al sistema correspondiente.
Cuando este proceso se repite cada día, WhatsApp deja de ser solo un canal cómodo y empieza a provocar problemas en la gestión de la información.
¿Qué implica realmente automatizar WhatsApp?
Automatizar documentos por WhatsApp no significa simplemente recibir archivos en digital.
Significa que la información que entra por ese canal puede ser analizada por inteligencia artificial para trabajar con los datos y prepararlos para el siguiente paso del proceso.
Por ejemplo, un pedido puede convertirse en información estructurada donde se recogen los detalles necesarios. Una factura puede incluir la información del proveedor junto con los datos del documento. Un albarán puede incorporar la información asociada a la entrega.
Y antes de enviar esa información al sistema final, el flujo puede incluir una validación para que el equipo revise o apruebe los datos cuando sea necesario.
Ventajas de automatizar documentos de WhatsApp con nubyhub
La automatización permite que WhatsApp deje de ser un canal aislado y se convierta en una entrada controlada de información para tus procesos.
Menos tareas repetitivas
Reduce el tiempo dedicado a la gestión manual de la información que llega por WhatsApp, haciendo que el proceso sea más eficiente.
Más control sobre la información
Cada documento sigue un flujo definido que permite su control durante el proceso.
Procesos más ágiles
Los documentos recibidos se gestionan de manera más sencilla al no depender de revisiones manuales.
Conoce nubyhub
nubyhub permite automatizar el tratamiento de documentos y conectar la información obtenida con los sistemas de gestión de la empresa.
La solución emplea inteligencia artificial para procesar la información y dejarla lista para su integración mediante API o conexiones adaptadas a cada entorno.
De este modo, los documentos que antes requerían gestión manual pueden integrarse dentro de un flujo automatizado.
Qué puedes automatizar con nubyhub
Mensajes de WhatsApp
Correos electrónicos
Llamadas telefónicas
Archivos PDF
Imágenes y fotos
Documentos adjuntos
Para qué tipo de empresas tiene sentido
Empresas con mucha carga documental
Equipos que copian datos a mano
Negocios con procesos repetitivos
Empresas con varios canales de entrada
Departamentos administrativos saturados
Empresas que quieren reducir errores
Qué es la automatización inteligente de documentos
El OCR permite leer el texto dentro de imágenes, PDFs o documentos escaneados, pero por sí solo no es suficiente para automatizar procesos empresariales reales. Ahí es donde entra el IDP (procesamiento inteligente de documentos), que además de leer la información es capaz de comprender el contenido y preparar los datos para su uso dentro de la empresa.
Cómo funciona
nubyhub funciona como un conector en la nube que permite integrar distintas herramientas de negocio.
Tú indicas qué sistemas quieres conectar y el equipo se encarga de configurar el flujo de información para que los datos puedan moverse automáticamente entre las distintas herramientas, aunque también puedes gestionarlo por tu cuenta si lo prefieres.
Formatos desde los que puedes automatizar documentos
Aunque el canal principal sea WhatsApp, los documentos pueden llegar en distintos formatos dentro de la conversación.
Imagen
Fotos de documentos físicos enviadas desde el móvil para su gestión dentro del sistema.
Archivos adjuntos compartidos por terceros directamente en la conversación.
Texto
Mensajes de la conversación que contienen información necesaria para ser incorporada al sistema.
Documentos que puedes automatizar
Extrae la información importante de los documentos recibidos por WhatsApp y conviértela en datos útiles para tu empresa.
Pedidos
Lee los pedidos enviados por clientes y extrae la información necesaria para poder gestionarlos automáticamente.
Albaranes
Procesa albaranes enviados en foto o PDF para identificar la información necesaria sobre las entregas y su gestión logística.
Facturas
Extrae la información de facturas recibidas por WhatsApp para facilitar su gestión posterior.
Partes de trabajo
Convierte los partes enviados desde movilidad en información clara y fácil de seguir dentro de la empresa.
Confirmaciones
Automatiza las notificaciones comunicadas por WhatsApp relacionadas con el estado o modificación de procesos.
Otros documentos
Adapta el flujo a los documentos y procesos específicos de tu empresa o sector.
Preguntas frecuentes
Si no encuentras lo que buscas, nuestro equipo se encargará de resolver tus dudas relacionadas con la solución.
¿Qué documentos se pueden automatizar?
Se pueden automatizar los documentos que llegan por WhatsApp y que hoy se gestionan manualmente antes de entrar en los sistemas, ya que cualquier mensaje puede tratarse independientemente de su formato. Lo importante es la información que contiene, que puede transformarse en datos estructurados si es útil para el proceso.
¿La información puede revisarse antes de enviarse al ERP?
Sí. La automatización puede incluir una revisión previa antes de enviar los datos al ERP, especialmente en documentos que requieren validación o pueden llegar incompletos. La IA organiza la información y el equipo la revisa antes de confirmarla, combinando rapidez con control.
¿Se puede conectar WhatsApp con mi sistema actual?
WhatsApp puede usarse como canal de entrada de información conectado a las herramientas de la empresa. A través de nubyhub, los mensajes o documentos se procesan y se envían al sistema correspondiente, evitando que la información se quede en el chat y eliminando la necesidad de introducirla manualmente
¿Qué pasa si faltan datos o hay errores en el documento?
Si un documento llega incompleto o no cumple las reglas definidas, el sistema puede detectarlo y marcarlo para revisión. Puede avisar si falta algún dato en una factura o si el documento no se puede interpretar con suficiente seguridad. Así, el equipo solo revisa los casos que realmente requieren intervención.
Cuéntanos qué necesitas integrar
Centraliza la información de tu empresa, conecta tus herramientas y elimina para siempre las tareas manuales que te quitan tiempo y generan errores.
