Automatización de documentos por Teléfono
Convierte llamadas y mensajes de voz en información estructurada para registrar la información relevante sin depender de anotaciones manuales.
Automatiza la información que llega por teléfono
En muchas empresas, el teléfono sigue siendo un canal clave para recibir información relevante sobra la situación actual de los procesos de la empresa.
El problema es que una llamada no genera información lista para trabajar, por lo que normalmente debe escucharse e interpretarse para trasladarse manualmente a otros sistemas.
Con nubyhub, esta información se convierte en un flujo automatizado, ya que la inteligencia artificial analiza la llamada o el mensaje de voz y prepara los datos para su integración en el sistema correspondiente.
¿Cuánta información importante se queda en una llamada?
A través de estas llamadas telefónicas entra una gran cantidad de información, desde pedidos y cambios en entregas hasta incidencias o recogidas que deben ser gestionadas.
Si la persona que atiende la llamada no anota bien la información, el error aparece más tarde, afectando a la operativa de la empresa.
Es por eso que el teléfono es rápido, pero también es uno de los canales donde más fácilmente se pierde contexto. Por eso, automatizar esta recogida de documentación te permite convertirla en datos ordenados que puedan utilizarse dentro de la empresa.
¿Qué implica automatizar documentos por teléfono?
Automatizar las llamadas telefónicas no consiste en convertir una conversación en un simple texto.
Consiste en interpretar lo que se está comunicando y extraer la información necesaria para activar el proceso correspondiente dentro de la empresa.
La IA permite identificar la información relevante de la conversación, tanto los datos básicos de contacto como los detalles necesarios del contenido de la llamada, organizándolo todo de forma estructurada para su gestión.
Después, esa información puede revisarse antes de enviarse a los sistemas de gestión de la empresa.
La clave está en que la llamada deja de depender únicamente de la memoria o de la nota rápida, y se convierte en un dato trazable dentro del proceso.
Ventajas de automatizar documentos por teléfono con nubyhub
La automatización permite convertir conversaciones telefónicas en procesos más controlados y conectados con tus sistemas.
Reducción de pérdida de información
Evita que la información se pierda en registros que no se integran en los sistemas de la empresa.
Aumento de agilidad en la operativa
Cada llamada puede convertirse directamente en una acción dentro de la empresa.
Mayor control sobre cada solicitud
Cada llamada procesada se organiza de forma que su seguimiento posterior sea sencillo.
Conoce nubyhub
nubyhub permite automatizar el procesamiento de documentos y conectar la información obtenida con los sistemas de gestión de la empresa.
La solución utiliza inteligencia artificial para analizar la información y prepararla para su integración mediante API o conexiones adaptadas a cada entorno.
De este modo, los documentos que antes requerían tratamiento manual pueden integrarse en un flujo automatizado.
Qué puedes automatizar con nubyhub
Mensajes de WhatsApp
Correos electrónicos
Llamadas telefónicas
Archivos PDF
Imágenes y fotos
Documentos adjuntos
Para qué tipo de empresas tiene sentido
Empresas con mucha carga documental
Equipos que copian datos a mano
Negocios con procesos repetitivos
Empresas con varios canales de entrada
Departamentos administrativos saturados
Empresas que quieren reducir errores
Qué es la automatización inteligente de documentos
El OCR permite reconocer el texto dentro de imágenes, PDFs o documentos escaneados, pero por sí solo no es suficiente para automatizar procesos reales en la empresa. Ahí es donde entra el IDP (procesamiento inteligente de documentos), que no solo lee la información, sino que también interpreta el contenido y prepara los datos para su uso dentro de la organización.
Cómo funciona
nubyhub funciona como un conector en la nube que permite integrar diferentes herramientas de negocio.
Tú indicas qué sistemas quieres conectar y el equipo se encarga de configurar el flujo de información para que los datos se transfieran automáticamente entre las distintas herramientas, aunque también puedes gestionarlo por tu cuenta si lo prefieres.
Orígenes telefónicos desde los que puedes automatizar información
La automatización puede adaptarse a distintas formas en las que la empresa recibe información.
Centralita
Permite trabajar con llamadas recibidas en los distintos canales corporativos de la empresa.
Mensajes de voz
Convierte los mensajes en información que puede revisarse y gestionarse posteriormente.
Transcripciones
Utiliza el contenido de la llamada para estructurar la información y activar procesos internos.
Información que puedes automatizar
Extrae los datos importantes de conversaciones telefónicas y conviértelos en registros preparados para trabajar.
Pedidos
Convierte los pedidos telefónicos en información estructurada que recoge todos los datos necesarios para su gestión
Incidencias
Clasifica los problemas comunicados por llamada y determina su prioridad para organizarlos correctamente
Solicitudes comerciales
Registra las consultas de clientes potenciales y la información relevante para poder darles seguimiento
Avisos logísticos
Procesa la información relacionada con entregas y transporte para su gestión dentro del sistema de la empresa
Partes de trabajo
Convierte la información de técnicos o personal en movilidad en registros útiles para el seguimiento y la gestión interna
Confirmaciones
Automatiza llamadas en las que se confirman datos operativos necesarios para continuar el proceso
Preguntas frecuentes
Si tienes dudas o no encuentras la información que necesitas, nuestro equipo está disponible para darte soporte y orientarte sobre la solución.
¿Qué tipo de llamadas se pueden procesar?
Se pueden procesar llamadas en las que se transmite información útil para la actividad de la empresa. La clave no está tanto en el tipo de llamada, sino en si contiene datos que puedan utilizarse para continuar un proceso.
¿La IA puede entender una conversación hablada o solo transcribirla?
La transcripción convierte la llamada en texto, pero la automatización va más allá. La IA no solo transcribe, sino que interpreta la conversación para detectar la información importante y así poder estructurarla para utilizarla en la empresa. No se trata únicamente de guardar lo que se ha dicho, sino de entender qué necesita el cliente o el interlocutor y convertirlo en datos útiles para el proceso.
¿La información puede revisarse antes de enviarse al ERP o CRM?
Sí. El sistema incluye una fase de revisión antes de enviar la información al sistema final. Esto es especialmente útil en llamadas, donde puede haber información poco clara o casos que requieran validación.
¿Tengo que cambiar mi centralita o mi sistema actual?
No. La automatización se integra con la forma actual en la que la empresa gestiona sus llamadas, por lo que no es necesario cambiar el canal telefónico, sino aprovechar la información que ya se recibe para convertirla en datos útiles.
Cuéntanos qué necesitas integrar
Centraliza la información de tu empresa, conecta tus herramientas y elimina para siempre las tareas manuales que te quitan tiempo y generan errores.
