Automatización de documentos en el ERP
Convierte la documentación que recibe tu empresa en datos preparados para tu ERP, ganando precisión y control en la gestión.
Automatiza la entrada de documentos antes de que lleguen al ERP
Un ERP necesita información fiable para funcionar correctamente, pero en la práctica esa información procede de múltiples orígenes que no siempre están estructurados ni preparados para su registro inmediato.
El reto real no está en recibir los documentos, sino en transformarlos en información coherente para el sistema, identificando qué datos son realmente relevantes y qué impacto deben tener dentro del proceso.
Con nubyhub, estos documentos pueden analizarse antes de llegar al ERP. La IA interpreta su contenido y lo convierte en datos estructurados que se pueden validar y preparar para su registro con mayor seguridad y control.
¿Tu ERP está al día o depende de documentos pendientes de revisar?
Muchas empresas cuentan con un ERP potente, pero siguen dependiendo de intervenciones manuales para mantenerlo actualizado, lo que provoca que la información no siempre esté al mismo ritmo que la actividad real del negocio.
Los documentos entran por distintos canales y se van gestionando a medida que alguien los revisa y los incorpora al sistema, lo que hace que parte de la información llegue tarde o con trabajo intermedio.
Cuando esto ocurre, el ERP no siempre refleja lo que está pasando en ese momento, y la operativa diaria avanza con datos que todavía no están completamente actualizados.
Automatizar la entrada de documentos reduce esa distancia entre la actividad de la empresa y la información que queda registrada en el sistema.
¿Qué implica automatizar documentos en el ERP?
Automatizar documentos en el ERP no consiste únicamente en enviar todos los archivos directamente al sistema.
Implica establecer un filtro previo capaz de interpretar la información y prepararla para que llegue correctamente estructurada al ERP. La Inteligencia Artificial analiza los documentos, identifica los datos relevantes y los separa de aquellos que no aportan valor al proceso.
Después, nubyhub contrasta esa información con los datos ya existentes en el propio ERP para asegurar que todo encaja antes de su registro. Si detecta alguna incoherencia o discrepancia, el proceso se detiene antes de que afecte al sistema.
La automatización no sustituye el control del ERP, sino que lo hace más fiable desde el origen.
Ventajas de automatizar documentos en el ERP con nubyhub
Automatizar documentos en el ERP permite que la información se registre de forma más ágil y con menor intervención manual.
Datos listos para trabajar
Convierte documentos externos en registros preparados para su gestión dentro del ERP.
Menos errores de entrada
Reduce los errores derivados de la introducción manual de información.
Mayor control documental
Identifica posibles errores o inconsistencias para que puedan revisarse antes de su registro.
Conoce nubyhub
nubyhub permite automatizar documentos en el ERP y conectar la información procesada con el sistema de gestión de la empresa.
La plataforma utiliza inteligencia artificial para interpretar la documentación del ERP y dejar la información preparada para su integración mediante API o conexiones adaptadas a cada entorno.
Así, documentos que antes requerían tratamiento manual pueden incorporarse directamente a un flujo automatizado dentro de la empresa.
Qué puedes automatizar con nubyhub
Mensajes de WhatsApp
Correos electrónicos
Llamadas telefónicas
Archivos PDF
Imágenes y fotos
Documentos adjuntos
Para qué tipo de empresas tiene sentido
Empresas con mucha carga documental
Equipos que copian datos a mano
Negocios con procesos repetitivos
Empresas con varios canales de entrada
Departamentos administrativos saturados
Empresas que quieren reducir errores
Qué es la automatización inteligente de documentos
El OCR permite reconocer el texto contenido en un documento, aunque por sí solo no resulta suficiente para automatizar procesos empresariales reales, y es ahí donde entra en juego el IDP (procesamiento inteligente de documentos), una tecnología capaz de interpretar el contenido y convertir la información en datos listos para su uso dentro de la empresa.
Cómo funciona
nubyhub actúa como un conector en la nube orientado a la integración de herramientas y sistemas de negocio.
Tú defines qué plataformas quieres enlazar y el equipo se encarga de configurar el intercambio de información entre ellas para que los datos fluyan de forma automática, aunque también puedes gestionarlo tú mismo si lo prefieres.
Canales desde los que puedes automatizar documentos en el ERP
Los documentos que alimentan el ERP pueden entrar por muchos puntos diferentes. nubyhub ayuda a centralizar su tratamiento sin obligar a cambiar de golpe la forma de trabajar.
Email y buzones corporativos
Para automatizar la información que llega por correo y necesita revisarse antes de incorporarse al sistema.
Portales, ecommerce y plataformas externas
Para integrar toda la información generada desde fuera de la empresa y prepararla para su gestión interna.
Escáner, móvil y carga manual
Para digitalizar y procesar documentación que todavía no forma parte de los flujos automatizados del sistema.
Documentos y datos que puedes automatizar en el ERP
La automatización puede adaptarse a la forma en que cada empresa gestiona su documentación dentro del sistema.
Facturas
Extrae la información necesaria para validar y registrar correctamente las facturas en el sistema.
Pedidos
Identifica los datos clave del pedido para facilitar su gestión antes de incorporarlo al ERP.
Albaranes
Interpreta la información del documento para reflejar correctamente el movimiento realizado.
Terceros
Relaciona la información del documento con las entidades ya registradas para facilitar su identificación.
Artículos
Interpreta la información del producto para relacionarla directamente con el catálogo del programa.
Incidencias
Detecta aquellos posibles problemas que requieren revisión antes de continuar el proceso.
Preguntas frecuentes
Si quieres conocer más información sobre esta automatización, no dudes en ponerte en contacto con nuestro equipo, que estará encantado de ayudarte en todo lo que necesites.
¿Qué documentos se pueden automatizar en un ERP?
Se pueden automatizar todos los documentos que forman parte de la operativa diaria y que contienen información relevante para su gestión. Esta automatización se adapta a distintos formatos y canales de entrada, independientemente del origen de la documentación, permitiendo integrar la información de forma más ágil y eficiente.
¿Se pueden validar los datos antes de enviarlos al ERP?
Sí. La validación previa es una de las partes más importantes de la automatización. Antes de registrar la información, nubyhub puede comprobar que los datos son coherentes y que el documento cumple las condiciones necesarias para continuar con el proceso. En caso de detectar cualquier incidencia o discrepancia en la información, el documento queda pendiente de revisión antes de que pueda afectar al ERP.
¿Puede automatizar documentos de compras, ventas y almacén?
Sí. La automatización puede aplicarse a diferentes áreas del ERP, adaptándose a la información y a los procesos de cada departamento. De este modo, los documentos se interpretan y preparan teniendo en cuenta el contexto en el que van a utilizarse, para que los datos extraídos resulten útiles y coherentes dentro de cada proceso.
¿Tengo que cambiar mi ERP para automatizar documentos?
No hace falta cambiar el ERP. La empresa puede seguir trabajando con su programa, pero reduciendo el trabajo manual previo al registro de la información. El objetivo es que el ERP reciba información más completa y organizada, sin necesidad de sustituir la herramienta que ya se utiliza.
Cuéntanos qué necesitas integrar
Centraliza la información de tu empresa, conecta tus herramientas y elimina para siempre las tareas manuales que te quitan tiempo y generan errores.
