Automatización de documentos por Email
Convierte los correos y archivos adjuntos que llegan a tus bandejas de entrada en información preparada para integrarse con tus sistemas de gestión.
Automatiza los documentos que llegan a tu correo
En muchas empresas, el email sigue siendo la principal vía de entrada de documentos importantes. El problema es que esta información no siempre llega de forma ordenada y muchas veces termina dispersa, dificultando su seguimiento y gestión.
Con nubyhub, el email pasa a formar parte de un flujo automatizado capaz de interpretar la información recibida y dejarla preparada para trabajar con ella dentro de la empresa.
¿Tu bandeja de entrada se ha convertido en una lista de tareas manuales?
Cada día, las empresas reciben documentos importantes por email y la bandeja de entrada no deja de crecer. El problema no es recibir esa información, sino el tiempo y trabajo manual que requiere tratarla correctamente dentro de la empresa.
Cuando este proceso depende constantemente de una revisión manual, cualquier correo pendiente o documento sin tratar puede acabar ralentizando la gestión administrativa y generando cuellos de botella.
¿Qué implica automatizar documentos por email?
Automatizar documentos por email significa convertir la bandeja de entrada en un flujo de trabajo controlado.
La automatización no solo interpreta los documentos adjuntos, sino también el contexto del correo para decidir cómo debe gestionarse cada caso dentro de la empresa. Así, la información recibida puede procesarse automáticamente y quedar lista para trabajar con ella dentro del sistema.
Además, el sistema puede diferenciar qué correos se procesan directamente y cuáles necesitan validación o revisión antes de continuar.
Ventajas de automatizar documentos por email con nubyhub
La automatización permite que el correo deje de ser una bandeja donde se acumulan documentos pendientes y se convierta en una entrada ordenada para tus procesos.
Bandejas más controladas
Centraliza la gestión de los documentos y evita que la información se pierda entre correos o conversaciones.
Menos trabajo manual
Reduce las tareas manuales relacionadas con el tratamiento y la revisión del correo y de la información que contiene.
Mayor trazabilidad
Cada correo procesado puede quedar asociado a un estado que indica su situación dentro del flujo de trabajo.
Conoce nubyhub
nubyhub permite automatizar la gestión documental y conectar la información procesada con el sistema de gestión de la empresa.
La plataforma utiliza inteligencia artificial para interpretar los documentos y dejar la información preparada para su integración mediante API o conexiones adaptadas a cada entorno.
Así, documentos que antes requerían tratamiento manual pueden incorporarse directamente a un flujo automatizado dentro de la empresa.
Qué puedes automatizar con nubyhub
Mensajes de WhatsApp
Correos electrónicos
Llamadas telefónicas
Archivos PDF
Imágenes y fotos
Documentos adjuntos
Para qué tipo de empresas tiene sentido
Empresas con mucha carga documental
Equipos que copian datos a mano
Negocios con procesos repetitivos
Empresas con varios canales de entrada
Departamentos administrativos saturados
Empresas que quieren reducir errores
Qué es la automatización inteligente de documentos
El OCR permite reconocer el texto contenido en un documento, aunque por sí solo no basta para automatizar procesos empresariales reales. Ahí es donde entra el IDP (procesamiento inteligente de documentos), una tecnología capaz de interpretar el contenido y convertir la información en datos preparados para su uso dentro de la empresa.
Cómo funciona
nubyhub funciona como un conector en la nube diseñado para integrar herramientas y sistemas de negocio.
Tú indicas qué plataformas quieres conectar y el equipo se encarga de configurar el flujo de información entre ellas para que los datos circulen automáticamente, aunque también puedes gestionarlo directamente si lo prefieres.
Buzones desde los que puedes automatizar documentos
La automatización puede aplicarse a diferentes bandejas de correo según cómo trabaje cada empresa.
Administración
Organiza la documentación contable y de gestión interna para su registro en los sistemas de la empresa.
Compras
Gestiona la documentación de proveedores y aprovisionamiento, integrando pedidos y albaranes en los sistemas de gestión.
Comercial
Procesa la documentación comercial de clientes, incorporando pedidos y solicitudes.
Documentos que puedes automatizar
Extrae la información relevante de los documentos que llegan por correo y conviértela en datos preparados para trabajar.
Albaranes
Lee albaranes adjuntos para identificar la información necesaria sobre las entregas y su gestión.
Pedidos
Convierte pedidos enviados por clientes en información estructurada para su tratamiento dentro del sistema.
Facturas
Procesa facturas recibidas por correo, extrayendo la información necesaria y permitiendo su revisión antes del registro.
Formularios
Transforma formularios recibidos por email en datos útiles para evitar su tratamiento manual.
Justificantes
Organiza recibos y otros documentos de confirmación para su registro dentro del sistema.
Otros documentos
Adapta el flujo a documentos específicos de la empresa, independientemente de su formato o estructura.
Preguntas frecuentes
Si no encuentras lo que buscas, nuestro equipo se encargará de resolver tus dudas relacionadas con la solución.
¿Se pueden automatizar varios buzones o direcciones de correo?
Sí. La automatización puede aplicarse a uno o varios buzones según la forma de trabajar de la empresa, adaptando el proceso al tipo de información que recibe cada uno. Esto permite organizar mejor la gestión del correo cuando se manejan grandes volúmenes de mensajes.
¿La información puede revisarse antes de enviarse al ERP?
Sí. Esta automatización incluye una fase de validación previa al envío de la información al sistema de gestión, ajustando el proceso en función del tipo de documento y su nivel de revisión. De este modo, se mantiene el control de la información sin interrumpir el trabajo diario.
¿Qué pasa si un correo está duplicado, incompleto o contiene errores?
El flujo puede configurarse para detectar incidencias y marcar los casos que requieren revisión, lo que permite reducir la revisión manual del proceso y centrar el trabajo del equipo únicamente en las intervenciones realmente necesarias.
¿Tengo que cambiar la forma en la que recibo documentos por email?
No. El correo electrónico puede seguir siendo el canal de entrada habitual. La diferencia está en lo que ocurre tras la recepción del mensaje, ya que el sistema organiza la información y la prepara para su envío al sistema correspondiente sin necesidad de gestión manual. De este modo, la empresa no cambia la forma en la que recibe la documentación, pero sí optimiza su gestión interna.
Cuéntanos qué necesitas integrar
Centraliza la información de tu empresa, conecta tus herramientas y elimina para siempre las tareas manuales que te quitan tiempo y generan errores.
